Privaatsuspoliitika põhimõtted

1. Isikuandmete töötlemise alused

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku algatus või pöördumine omavalitsusorgani poole. Eraisiku andmeid töötleme ainult siis, kui seadus näeb ette vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks.

Isikuandmete töötlemisel juhindume eeskätt:

1. Euroopa parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679;
2. Isikuandmete kaitse seaduses;
3. Avaliku teabe seadusest;
4. Rahvastikuregistri seadusest;
5. Muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest;
6. Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

2. Isikuandmete töötlemine

2.1. Isikuandmete edastamine riiklikesse andmekogudesse

Vallavalitsus edastab isikuandmeid nendesse riiklikesse andmekogudesse, mille puhul on meil seadusest tulenev kohustus. Näiteks edastame andmeid Maksu- ja Tolliametile maamaksu arvestusega seonduvalt, Sotsiaalkindlustusametile erinevate perehüvitistega seonduvalt või kohtule isikuga seotud menetluste raames. Andmekogudes isikuandmeid sisaldavaid osi avaandmetena ei esitata.

Kui eraisik soovib teavet, millistesse andmekogudesse tema isikuandmeid edastatakse, tuleb pöörduda teabenõudega vallakantselei poole ([email protected]).

2.2. Selgitustaotlus, märgukiri, muu taotlus või teabenõue

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutatakse isikuandmeid vastamise eesmärgil.

Kui peame vastamiseks tegema täiendavaid järelepärimisi, avaldatakse isikuandmeid minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.

Kui meile saadetud selgitustaotlusele, märgukirjale või teabenõudele vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, edastame selle vastavale asutusele ning teavitame isikut edastamisest.

Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta. Juriidilise isiku või asutuse kirja puhul palume kasutada vaid tööalaseid kontaktandmeid. Juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Juhul, kui kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks (AK). Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Eraisikuga seotud kirjavahetust säilitatakse dokumendisarjale dokumentide liigitusskeemis määratud säilitustähtaja jooksul.

2.3. Kaebuse või vaide menetlemine

Kui esitatakse kaebus või vaie või esitatakse kaebus eraisiku vastu, siis kasutame isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse või vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui meile saadetud kaebuse või vaide läbivaatamine kuulub teise asutuse pädevusse, edastame selle vastavale asutusele ning teavitame isikut edastamisest.

2.4. Taotlus või avaldus haldusmenetluse algatamiseks

Kui vallavalitsusele esitatakse taotlus haldusmenetluse algatamiseks ning menetluse raames tuleb isikuandmeid edastada kolmandatele isikutele, lähtume isikuandmete kaitse seadusest, haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest ja muudest õigusaktidest.

Haldusmenetluse seaduse järgi on isikul õigus menetluse igas staadiumis tutvuda valla ametiasutuses säilitatavate dokumentidega, mis on haldusmenetlusega seotud. Asutus võib  keelduda dokumendi või selle osaga tutvumise, kui selles sisalduvaid andmeid on seaduse kohaselt keelatud avaldada.

2.5. Isikuandmete töötlemine kaebuse või vaide väärteomenetluses

Kui isik on väärteomenetluse osapooleks, töötleme isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.

Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

Menetlusosalisteks on menetlusalune isik ja tema kaitsja. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.

Väärteomenetluse seadustiku kohaselt ei loeta kaebuse/väärteoteate esitajat menetlusosaliseks. Materjalidega tutvumiseks peab väärteoteate esitaja esitama teabenõude, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Oleme liitunud e-toimiku infosüsteemiga, mida kasutame väärteomenetluste läbiviimise eesmärgil, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistuse andmete edastamisel Karistusregistrile). Põhimääruse kohaselt on e-toimiku infosüsteem kinnine. Siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Iseenda kohta saab küsida kõiki registriandmeid ning tasuta. Teise isiku väärteokaristuse kohta antakse küsijale teavet, kui trahvi suurus on vähemalt 50 trahviühikut või väärtegu on pandud toime korduvalt. Teise isiku kohta karistusregistri andmete küsimisel tuleb elektroonilise päringu eest maksta tasu ning paberdokumendi eest riigilõiv. Teatud isikuandmeid (aadress, kodakondsus jms) ning alaealise karistusandmeid ei väljastata. Täpsed nõuded karistusandmetele juurdepääsu kohta on karistusregistri seaduse 3. peatükis.

Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kavatseme kasutada vaid väga tungival vajadusel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

2.6. Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine

Dokumene toimetatakse kätte:

1. e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri);
2. posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse isiku poolt avaldatud aadressiandmeid või rahvastiku- ja äriregistris olevaid andmeid.

2.7. Võrgulehtede külastamine, küsitlustes osalemine, üritustele registreerumine, teavituste tellimine või infotelefonile helistamine

Võrgulehtede külastamise andmeid töötleme isikustamata kujul külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal lehekülgi arendada ning muuta need külastajatele mugavamaks.

Personaalsete teavituste tellimisel töötleme isikuandmeid üksnes tellitud teavituste saatmiseks.

Küsitluses osalemisel avaldatud andmeid kasutatakse statistilistel eesmärkidel isikustamata kujul. Küsitluste puhul, millele vastajate vahel loositakse välja auhindu, töötleme isikuandmeid ühenduse võtmiseks.

Üritustele registreerimisel töötleme isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ning vajadusel ühenduse võtmiseks.

Vallavalitsusse helistamisel töötleme isikuandmeid isiku poolt avaldatud ulatuses parima teenuse osutamise eesmärgil. Telefonikõne salvestamisest anname teada kõne alguses.

2.8. Tööle kandideerimine

Tööle kandideerimisel töötleme isikuandmeid, et hinnata isiku sobivust vastavale töökohale.

Sobivuse hindamiseks kogume kandideerija kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Isikul on õigus tutvuda saadud teabega ning esitada omapoolsed selgitused ja vastuväited.

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

2.9. Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:

1. värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
2. kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Kandideerija andmetele on juurdepääs ainult konkursi korraldamisega seotud teenistujatel.

3. Isikuandmete töötleja

Isikuandmete vastutav töötleja on Viimsi vallavalitsus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, juriidilise kohustuse või lepingu täitmise eest või kes on küsinud isikult nõusolekut andmete töötlemiseks. Vallavalitsus tagab, et isikuandmetele on juurdepääs ning neid töötlevad ainult need teenistujad, kellele on see kohustus pandud teenistusülesannetega.

Vastutav töötleja võib edastada isikuandmeid töötlemiseks volitatud töötlejale (näiteks infosüsteemi pidajale), kellega valla ametiasutus on sõlminud asjakohase lepingu. Volitatud töötleja on kohustatud järgima lepingus nimetatud eesmärke ja viise ning valla ametiasutuse juhiseid.

4. Põhimõtted isikuandmete avalikustamisel

Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid ning töötleb isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks. Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise õigus tuleneb seadusest.

Avaandmetena ehk kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena isikuandmeid ei avalikustata, välja arvatud juhul, kui juba andmete esmasel kogumisel on isikut teavitatud sellest, et seaduse alusel on andmed avalikud.

5. Andmete säilitustähtaeg

Säilitame teie andmeid:

1. dokumendi puhul dokumentide liigitusskeemis määratud säilitustähtaja möödumiseni;
2. andmete puhul seadusest tuleneva ülesande täitmiseni või nõude aegumistähtaja möödumiseni.

Andmeid, millel ei ole arhiiviväärtust, töötleme säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed arhiveerime ning lõpetame üleantud andmete töötlemise.

6. Isikuandmete kaitse

Meie eesmärk on hoida ära isikuandmete volitamata töötlemist, tagada vajaduspõhine juurdepääs andmetele ning takistada andmete lubamatut avalikustamist. Selleks kasutame nii organisatsioonilisi, füüsilisi kui ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, sh asjakohast andmekaitse taset. Vallavalitsuse teenistujad on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima kõiki seadustest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

Volitatud töötleja peab isikuandmete töötlemisel tagama vähemalt samasuguse turvalisuse taseme, nagu seda teeb vallavalitsus või tema poolt hallatav asutus.

7. Jälgimisseadmestiku kasutamine avalikel objektidel

Viimsi valla territooriumil on avalikus ruumis vara kaitse ja õigusrikkumiste tuvastamise eesmärgil videovalve. Kaamerate kasutamisel on kaamerate vaatevälja jäävad territooriumid alati märgistatud vastavate märgistega.

Vallavalitsus paigaldab kaameraid vara valveks ja järelevalve korras rikkumiste välja selgitamiseks avalikus ruumis olevatele objektidele. Videovalvet kasutatakse valla vara, töötajate, klientide ning territooriumil viibivate isikute kaitseks, et õigusvastaste juhtumite ilmnemise korral tagada tõhus uurimine. Sealjuures tagatakse, et kaamera tuvastab/salvestab vaid valvatavat ala või territooriumi (nt pakendipunktid, rajatised). Kaameraid ei jälgita pidevalt. Salvestist kasutatakse vaid vara kahjustamisel, prügistamisel või isikute ja vara suhtes toime pandud korrarikkumise toimumisel asjaolude väljaselgitamiseks. Salvestisi säilitatakse 60 kalendripäeva.

Salvestise abil kogutud andmete nõuetekohase töötlemise (kogumise, säilitamise, kustutamise ning taasesitamise) eest vastutavad Viimsi Vallavalitsuse arendusosakond (Nelgi tee 1 hoone) ning ehitus- ja kommunaalosakond (valla avalikus ruumis asuvate rajatiste valvekaamerad). 

Viimsi Vallavalitsus kasutab avalikke veebikaameraid eesmärgiga vahendada liiklusteavet ja ühistranspordi ja ilmastiku alast infot. Kaamerad on suunatud üldisele alale ja on nähtavad SIIT. Avalikustatud kaamerapildil on vähendatud kaadrite kuvamise sagedusi.

Videovalve tulemusel tekkiva videosalvestuse ja videosalvestusel töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja on Viimsi Vallavalitsus. Kõikidele videosalvestistele on juurdepääs vaid isikutel, kellel on õigus videosalvestistega tutvuda oma tööülesannetest lähtuvalt. Vajadusel, nõudel või seaduses sätestatud juhul võidakse salvestisi edastada korrakaitse organitele. 

Videovalve alasse on paigaldatud teabetahvlid, millel on kaamera kujutis ja kiri „VIDEOVALVE”.

8. Isiku õigused

Isikul on õigus saada teavet, milliseid andmeid, kuidas ja millisel eesmärgil töödeldakse. Teabe saamiseks esitab isik vallavalitsusele digitaalselt allkirjastatud päringu. Päringule vastatakse 15 kalendripäeva jooksul. Tähtaega võib pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 15 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu.

Isikuandmete töötlemiseks antud nõusolekut on isikul õigus igal ajal tagasi võtta.

Isikul on õigus nõuda oma andmete kustutamist või parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad.

Isikut teavitatakse eelnevalt töödeldavate andmete koosseisust ja töötlemise eesmärkidest.

9. Andmekaitse eest vastutav isik

Isikuandmete töötlemise õiguspärasuse eest vastutab ning teavet andmekaitsetingimuste ja andmetöötlusprotsessi kohta annab valla andmekaitsespetsialist.

Valla andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab ja valla kontaktisik andmekaitseküsimustes on vallavalitsuse õigusosakonna juhataja Aslan Liivak ([email protected]).

Kinnitatud Viimsi vallavanema 16.09.2025 käskkirjaga nr 5-5/11.

Kontakt ja lisainfo